Instrumentul MIDIA ca punct de reper în digitalizare: experiența companiei Alex Sistem
Pentru multe IMM-uri, digitalizarea rămâne greu de definit în acțiuni concrete, deși este necesară. Experiența zecilor de companii din Republica Moldova care au trecut deja prin procesul de evaluare a intensității digitale cu ajutorul instrumentului MIDIA, dezvoltat de ACETI, arată însă că transformarea digitală poate deveni un proces clar, structurat și adaptat realităților fiecărei afaceri. Un astfel de exemplu este Alex Sistem SRL, care a reușit, prin intermediul MIDIA, să-și înțeleagă mai bine nivelul de maturitate digitală și să-și definească o direcție strategică coerentă. Fără a renunța la valorile care au consacrat compania, procesul a permis transformarea intențiilor de digitalizare în acțiuni concrete, bine direcționate și eficiente.
O companie construită pe competență, în fața nevoii de modernizare
Alex Sistem SRL este primul laborator privat de etalonări din Republica Moldova, specializat în verificări metrologice ale mijloacelor de măsurare.
Înainte de digitalizare, provocările cu care se confrunta compania țineau de organizarea proceselor interne. Multe activități erau gestionate manual sau slab automatizat, informațiile erau dispersate, iar trasabilitatea digitală era limitată, ceea ce afecta eficiența operațională și consuma timp. Companiei îi lipseau sisteme integrate, precum ERP sau CRM, ceea ce îngreuna gestionarea datelor și relația cu clienții.
În același timp, compania și-a dorit ca digitalizarea să nu însemne o ruptură de trecut, ci o continuare firească a acestuia, valorificând experiența acumulată de-a lungul anilor și oferind clienților servicii mai rapide, mai clare și mai bine organizate.
MIDIA – un punct de plecare clar pentru transformare digitală
Decizia de a face un pas concret spre digitalizare a venit odată cu descoperirea instrumentului MIDIA – un instrument de măsurare a intensității digitale, dezvoltat de ACETI în cadrul proiectului „Digital Maturity in Innovative Regions”, implementat cu sprijinul Elveției și al Helvetas Moldova, prin Proiectul OPTIM. Inspirat din modelele europene utilizate în cadrul hub-urilor de inovare digitală, MIDIA oferă companiilor o analiză structurată a nivelului lor de digitalizare și recomandări concrete de dezvoltare.
Utilizarea acestui instrument a presupus o analiză minuțioasă a informațiilor interne: s-au colectat date și s-au structurat clar, astfel încât echipa să poată vedea clar tabloul complet al punctelor forte, dar și al aspectelor ce trebuie îmbunătățite.
„Principala concluzie a fost că digitalizarea nu înseamnă doar introducerea unor tehnologii noi, ci și o mai bună organizare, integrare și trasabilitate a informațiilor. Ceea ce ne-a surprins a fost că provocarea principală nu era tehnică, ci organizațională. Ținea de modul de lucru și de implicarea echipei în schimbare”, explică Alexei Pianîh, fondatorul companiei.
De la evaluare la implementare
În baza recomandărilor MIDIA, compania a început să implementeze o serie de soluții concrete, în mod gradual, pentru a asigura adaptarea corectă a echipei.
Un prim pas a fost introducerea semnăturii electronice, care permite transmiterea documentelor în format digital și reduce semnificativ timpul de procesare. În paralel, au fost inițiate procesele de implementare a codurilor QR pentru o mai bună trasabilitate a datelor și de integrare a unor sisteme de tip ERP și CRM, menite să centralizeze informațiile și să eficientizeze operațiunile.
În urma acestor schimbări,timpul de procesare al documentelor a scăzut cu 30-40%, iar accesul la informații a devenit mai rapid și mai clar. Digitalizarea documentelor a contribuit la scăderea costurilor administrative, iar integrarea ERP și CRM permite va permite o gestionare și mai eficientă a datelor.
În relația cu clienții, impactul este la fel de important: răspunsurile mai rapide și accesul mai simplu la informații le oferă clienților o experiență plăcută, profesionistă și de încredere.
În același timp, aplicarea MIDIA a contribuit la creșterea credibilității companiei în fața finanțatorilor și partenerilor.
„Prin această evaluare, compania noastră a obținut o imagine clară și structurată a nivelului de digitalizare, iar acest lucru oferă un plus de credibilitate în fața finanțatorilor și a partenerilor. Practic, MIDIA ne permite să demonstrăm că nu vorbim doar despre intenții, ci despre o direcție strategică bine definită”, afirmă fondatorul Alex Sistem.
Lecția esențială: digitalizarea începe cu claritatea
Experiența Alex Sistem confirmă un principiu tot mai relevant pentru IMM-uri: digitalizarea începe cu o evaluare corectă a realității interne.
„Am înțeles că dezvoltarea unei companii nu înseamnă doar să continui ceea ce faci bine, ci și să vezi unde poți deveni mai eficient. MIDIA ne-a oferit exact această claritate, ne-a ajutat să înțelegem unde suntem, ce trebuie îmbunătățit și cum să mergem mai departe fără să pierdem ceea ce ne definește. Este o punte între ceea ce am construit și ceea ce vrem să devenim”, concluzionează Alexei Pianîh.
Într-un context în care tot mai multe IMM-uri caută soluții pentru a deveni competitive, astfel de exemple arată că transformarea digitală nu trebuie văzută ca un risc sau o schimbare bruscă, ci ca un proces planificat, adaptat nevoilor reale ale companiei, care aduce rezultate concrete și fortifică lucrurile care deja funcționează bine.
Proiectul „Digital Maturity in Innovative Regions” este implementat cu sprijinul Elveției și al Helvetas Moldova, prin Proiectul OPTIM.
